Dokumente (BETA)
Teamdokumente erstellen, in Ordnern organisieren, teilen und Lesebestätigungen einholen.
Dokumente (BETA)
Mit Dokumente hinterlegst du interne Texte für dein Team – zum Beispiel Teamregeln, Onboarding oder Handbücher. Du teilst sie mit Mitgliedern oder Gruppen, vergibst Lese-, Bearbeitungs- oder Adminrechte und kannst eine Lesebestätigung verlangen.
Modul öffnen
Dokumente findest du in der Sidebar unter Team → Dokumente. Der Eintrag ist mit einem Beta-Badge gekennzeichnet.
Immer verfügbar
Dokumente ist eine Built-in-Funktion: Es gibt keinen Schalter unter Administration → Module. Der
Menüpunkt ist für alle Teammitglieder sichtbar. Welche Dokumente du siehst und was du darin
darfst, steuern Teilen und die Gruppenrechte (module.documents.*).
Zur Dokumente-Seite
Nicht die Zugriff-Dokumentation
Dokumente sind interne Texte im Team. Die Zugriff-Dokumentation liegt unter Administration und hält fest, wer Zugriff auf externe Systeme hat (z. B. Devserver oder Hosting-Panels).
Übersicht
Die Liste zeigt alle Dokumente, auf die du Zugriff hast:
- Links die Ordner-Sidebar: Alle Dokumente, Ohne Ordner und deine Ordner
- Rechts die Karten: Titel, Icon, letzte Änderung, Ersteller, deine Rolle, Tags
- Dokumente mit ausstehender Lesebestätigung stehen oben unter Lesen bestätigen (Badge Bestätigung ausstehend)
Auf der Startseite erscheint zusätzlich ein Banner Lesen bestätigen, wenn Bestätigungen offen sind – mit Direktlink zur Dokumentenliste.
Dokument erstellen
Oben rechts Dokument erstellen. Dafür brauchst du das Recht Dokumente erstellen (module.documents.create), oder du bist Team-Owner bzw. Superadmin.
Im Dialog Neues Dokument:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Pflicht, maximal 65 Zeichen (z. B. „Teamregeln“) |
| Icon | Optional, Lucide-Icon |
| Tags | Bestehende Team-Tags zur Kategorisierung |
| Ordner | Optional; übernimmt den aktuell gewählten Ordner |
| Mit dem gesamten Team teilen | Alle Mitglieder sehen das Dokument (Standard: aus) |
| Lesebestätigung verlangen | Mitglieder müssen den Inhalt bestätigen (Standard: aus) |
Nach Erstellen öffnet sich der Editor. Es gibt keine Vorlagen und keine Dokumenttypen – der Inhalt ist freier Rich-Text.
Inhalt bearbeiten
Im Editor schreibst du den Text im Rich-Text-Editor. Änderungen an Titel und Inhalt werden automatisch gespeichert (Speichern… / Gespeichert).
Über Bearbeiten passt du Icon, Tags und Ordner an. Mit Nur Lesen siehst du den Inhalt, kannst ihn aber nicht ändern.
Ordner
Ordner liegen in der linken Sidebar. Wer Dokumente erstellen darf, darf auch Ordner anlegen, umbenennen und löschen.
- Ordner erstellen – neuer Ordner auf der obersten Ebene
- Unterordner – über das Ordner-Menü (⋯), bis zu 8 Ebenen
- Umbenennen / Löschen
Ordner löschen
Ein gelöschter Ordner wird archiviert. Enthaltene Dokumente und Unterordner wandern in den übergeordneten Ordner – bzw. nach Ohne Ordner, wenn es keinen Parent gibt. Die Dokumente selbst bleiben erhalten.
Teilen
Nur wer am Dokument Admin ist, sieht Teilen. Öffne das Sheet Dokument teilen, um Zugriff zu steuern. Teilen ist nur innerhalb des Teams möglich – es gibt keine öffentlichen Links.
Dokumentrollen
| Rolle | Bedeutung |
|---|---|
| Lesen | Inhalt ansehen, Lesebestätigung abgeben |
| Bearbeiten | Titel, Inhalt, Icon, Tags und Ordner ändern |
| Admin | Zusätzlich Teilen, Lesebestätigung ein- oder ausschalten, Bestätigungen einsehen |
Die höchste Rolle gewinnt. Der Ersteller ist immer Admin. Team-Owner, Superadmins und Mitglieder mit Alle Dokumente einsehen (module.documents.view.all) haben ebenfalls Admin-Zugriff, auch ohne Eintrag in der Freigabe.
Wen du freigeben kannst
- Ganzes Team – optional mit einer Rolle für alle (Standard Lesen)
- Mitglieder – einzeln hinzufügen und Rolle setzen
- Gruppen – ganze Gruppen mit derselben Rolle
Danach Speichern.
Ohne module.documents.view.all siehst du in der Liste nur Dokumente, die mit dir geteilt sind oder die du selbst erstellt hast.
Lesebestätigung
Wenn Lesebestätigung verlangen aktiv ist (beim Erstellen oder später unter Teilen):
- Leser sehen den Banner „Bitte bestätige, dass du dieses Dokument gelesen und verstanden hast.“
- Bestätigung mit Gelesen und bestätigt
- Danach: „Du hast die aktuelle Version bestätigt.“
Wer muss bestätigen? Alle, die über Teilen Zugriff haben: Ersteller, zugewiesene Mitglieder/Gruppen und – falls aktiv – das gesamte Team.
view.all zählt nicht automatisch
Nur weil jemand Team-Owner ist oder module.documents.view.all hat, muss er nicht bestätigen. Die
Pflichtliste richtet sich nach der Freigabe, nicht nach Admin-Bypass.
Inhalt geändert: Sobald der Text gespeichert wird, gilt die bisherige Bestätigung als veraltet. Betroffene müssen erneut bestätigen. Auf der Liste steht dann wieder Bestätigung ausstehend.
Fortschritt sehen: Admins öffnen Lesebestätigungen anzeigen (auch im Teilen-Sheet). Dort siehst du Status wie Noch nicht bestätigt, Bestätigt … oder Bestätigt … – nicht mehr aktuell, plus eine Zählung, wer von den Pflichtpersonen bereits bestätigt hat.
Es gibt keine E-Mail-, Push- oder Discord-Benachrichtigung – nur den Banner auf der Startseite und die Sektion Lesen bestätigen in der Dokumentenliste.
Team-Berechtigungen
Unter Gruppen in der Kategorie Dokumente:
| Recht | Key | Bedeutung |
|---|---|---|
| Alle Dokumente einsehen | module.documents.view.all | Alle Teamdokumente sehen (Admin am Dokument), ohne in der Freigabe zu stehen |
| Dokumente erstellen | module.documents.create | Dokumente und Ordner anlegen (Team-Owner immer) |
| Dokumente löschen | module.documents.delete | Beliebige Dokumente löschen, auch ohne Dokument-Admin |
Löschen
Im Editor Löschen. Das Dokument wird archiviert und verschwindet aus der Liste. Das Recht dazu hast du als Dokument-Admin oder mit module.documents.delete / Superadmin.
Plan-Limits
Die Anzahl der Dokumente und Ordner hängt vom Team-Plan ab. Auf dem Free-Plan gilt typischerweise:
- 5 Dokumente
- 3 Ordner
Bezahlte Pläne erlauben deutlich mehr. Aktuelle Werte und Upgrades: Preisseite.
Limit erreicht?
Ist das Maximum erreicht, kannst du keine weiteren Dokumente oder Ordner anlegen, bis du welche löschst oder den Plan upgradest. In der Oberfläche erscheint dann ein Upgrade-Hinweis.
Tipps
- Für Teamregeln: Mit dem gesamten Team teilen und Lesebestätigung verlangen – dann siehst du, wer die aktuelle Version gelesen hat
- Inhalte nach Änderung bewusst speichern: jede Textänderung macht alte Bestätigungen ungültig
- Ordner und Tags halten Onboarding, Handbücher und Protokolle auseinander
- Entwickler finden die API unter
/v1/documents